Privatlivspolitik

1. Indledning

Denne privatlivspolitik gælder for Jolstra Softwares behandling af personoplysninger, når Jolstra Software selv er dataansvarlig. Det gælder blandt andet ved kontakt via hjemmeside, e-mail, kundeadministration, fakturering, support, salg, demoer og almindelig drift af kundeforhold.

Jolstra Software leverer B2B-software. De oplysninger, vi behandler, vil derfor ofte være oplysninger om kontaktpersoner, medarbejdere, ejere, beslutningstagere eller brugere hos vores erhvervskunder.

2. Dataansvarlig og databehandler

Når Jolstra Software behandler oplysninger om egne kunder, kontaktpersoner, fakturering, support, salg og drift af Jolstra Software som virksomhed, er Jolstra Software dataansvarlig.

Når Jolstra Software behandler personoplysninger inde i kundens løsning på kundens vegne, er kunden normalt dataansvarlig, og Jolstra Software er databehandler. Den behandling er reguleret af vores databehandleraftale.

3. Personoplysninger vi kan behandle

Jolstra Software kan behandle almindelige personoplysninger, herunder:

• navn, virksomhedsnavn, CVR-nummer og arbejdsadresse
• arbejdsmail, telefonnummer, stilling og rolle
• faktureringsoplysninger, ordreoplysninger, betalingsstatus og abonnementsoplysninger
• kommunikation via e-mail, kontaktformular, support eller telefon
• tekniske oplysninger om hjemmesidebesøg, systembrug, IP-adresse, browser, enhed og sikkerhedslogs
• supporthistorik, fejlbeskrivelser, skærmbilleder og dokumentation, hvis kunden sender dette til os
• URL, budget, tidshorisont, nuværende setup og frivillige vedhæftninger i forbindelse med tilbud eller gratis vurdering
• førsteparts trafik- og hændelsesdata som side, tidspunkt, referrer, session-hash og klik på centrale CTA’er; rå IP-adresse indgår ikke i Jolstras sidevisningslog

Jolstra Software tilstræber ikke at indsamle følsomme oplysninger, CPR-numre eller oplysninger om strafbare forhold, medmindre det er nødvendigt, lovligt og udtrykkeligt aftalt.

4. Formål med behandlingen

Jolstra Software behandler personoplysninger til følgende formål:

• at besvare henvendelser og yde kundeservice
• at udarbejde tilbud, ordrebekræftelser og aftaler
• at oprette og administrere kundeforhold
• at levere software, support, serviceaftaler, onboarding og implementering
• at håndtere betaling, fakturering, bogføring og inddrivelse
• at fejlfinde, sikre, vedligeholde og forbedre løsningerne
• at forstå hvilke offentlige sider, cases og CTA’er der bruges, så hjemmesiden kan forbedres uden at sende besøgsdata til en ekstern analysetjeneste
• at overholde lovgivning, dokumentationskrav og regnskabsmæssige forpligtelser
• at beskytte Jolstra Software mod misbrug, svindel, sikkerhedshændelser og retskrav
• at sende relevant B2B-kommunikation, hvis betingelserne herfor er opfyldt

5. Behandlingsgrundlag

Behandlingen sker typisk på et eller flere af følgende grundlag:

• behandlingen er nødvendig for at indgå eller opfylde en aftale
• behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, eksempelvis bogføring
• Jolstra Software har en legitim interesse i at drive, supportere, sikre, dokumentere og udvikle virksomheden
• der er givet samtykke, eksempelvis til visse cookies eller særskilt markedsføring

Hvis behandlingen er baseret på samtykke, kan samtykket trækkes tilbage fremadrettet.

6. Modtagere, leverandører og tredjepart

Jolstra Software kan dele oplysninger med relevante leverandører og samarbejdspartnere, når det er nødvendigt for drift, betaling, support, hosting, bogføring, sikkerhed eller kommunikation.

Det kan eksempelvis være leverandører inden for hosting, serverdrift, betaling, fakturering, e-mail, supportværktøjer, bogføring, revision, sikkerhed, backup og teknisk drift.

Jolstra Software sælger ikke personoplysninger til tredjemand.

7. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Jolstra Software forsøger så vidt muligt at anvende leverandører og systemer, der behandler oplysninger inden for EU/EØS eller på et lovligt overførselsgrundlag.

Hvis oplysninger overføres til lande uden for EU/EØS, skal der være et gyldigt overførselsgrundlag, eksempelvis EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller andet lovligt grundlag.

8. Opbevaring og sletning

Jolstra Software opbevarer personoplysninger så længe, det er nødvendigt for de formål, oplysningerne blev indsamlet til, eller så længe opbevaring er påkrævet efter lovgivning.

Oplysninger vedrørende fakturering, betaling og regnskab kan opbevares i den periode, der kræves efter bogføringsreglerne.

Support- og kommunikationshistorik kan opbevares, så længe det er relevant for kundeforholdet, dokumentation, sikkerhed, fejlretning eller potentielle retskrav.

9. Dine rettigheder

Personer, som Jolstra Software behandler oplysninger om, kan efter databeskyttelsesreglerne have ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse, dataportabilitet og tilbagekaldelse af samtykke.

Rettighederne kan være begrænsede, hvis Jolstra Software har en lovlig grund til fortsat behandling, eksempelvis dokumentation, bogføring, sikkerhed eller retskrav.

Hvis Jolstra Software alene behandler oplysninger på vegne af en kunde som databehandler, vil anmodninger som udgangspunkt blive henvist til kunden som dataansvarlig.

10. Sikkerhed

Jolstra Software arbejder for at beskytte personoplysninger gennem passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

Foranstaltninger kan omfatte adgangskontrol, begrænsning af rettigheder, logning, backup, opdateringer, kryptering, firewall, sikkerhedsprocedurer og begrænset adgang til oplysninger.

11. Cookies

Jolstra Software kan anvende cookies og lignende teknologier på hjemmesiden og i relevante digitale løsninger. Brugen af cookies er beskrevet i vores cookiepolitik.

Cookiepolitikken kan læses på /cookiepolitik.

12. Kontakt og klage

Henvendelser om persondata kan sendes til Jolstra Software.

Du kan også klage til Datatilsynet, hvis du mener, at Jolstra Software behandler dine personoplysninger i strid med reglerne.