Handelsbetingelser og abonnementsvilkår

1. Indledning

Disse generelle handelsbetingelser og abonnementsvilkår gælder for alle aftaler mellem Jolstra Software, CVR-nr. 44586177, og kunden vedrørende køb, abonnement, adgang til software, support, serviceaftaler, opsætning, rådgivning, implementering, integrationer og øvrige ydelser leveret af Jolstra Software.

Vilkårene gælder, medmindre andet udtrykkeligt er aftalt skriftligt mellem kunden og Jolstra Software. Ved bestilling, digital accept, underskrift, betaling eller brug af Jolstra Softwares løsninger accepterer kunden disse vilkår.

2. Definitioner

I disse vilkår forstås følgende begreber således:

• Jolstra Software: Leverandøren af software, abonnementer, serviceaftaler og tilknyttede ydelser.
• Kunden: Den virksomhed, organisation, institution, forening eller erhvervsdrivende, der indgår aftale med Jolstra Software.
• Løsningen: Den eller de softwareløsninger, apps, moduler, portaler, funktioner eller services, kunden får adgang til.
• Abonnement: Kundens løbende adgang til en eller flere løsninger mod betaling.
• Aftalen: Den samlede aftale mellem parterne, herunder tilbud, ordrebekræftelse, disse vilkår, databehandleraftale og eventuelle bilag.
• Bruger: En fysisk person, som kunden giver adgang til løsningen.
• Administrator: En bruger hos kunden med særlige rettigheder til at administrere konto, brugere, data, indstillinger og abonnement.
• Kundedata: Data, dokumenter, filer, oplysninger, tickets, formularsvar, noter, metadata og øvrigt indhold, som kunden eller kundens brugere indtaster, uploader eller behandler i løsningen.

3. Kun erhvervskunder

Jolstra Softwares løsninger sælges udelukkende til virksomheder, organisationer, foreninger, offentlige institutioner og andre erhvervsmæssige eller professionelle kunder.

Ved bestilling bekræfter kunden, at aftalen indgås som led i kundens erhvervsmæssige, organisatoriske eller professionelle virke, og ikke som privat forbruger.

Jolstra Software tilbyder ikke abonnementer, softwareydelser, serviceaftaler eller specialydelser til private forbrugere.

Hvis kunden indgår aftalen på vegne af en virksomhed eller organisation, bekræfter personen, der accepterer aftalen, at vedkommende har den nødvendige bemyndigelse til at forpligte kunden.

4. Aftalegrundlag og rangorden

Aftalen mellem kunden og Jolstra Software kan bestå af flere dokumenter. Ved uoverensstemmelse mellem dokumenterne gælder følgende rangorden, medmindre andet er aftalt:

1. Individuel skriftlig kontrakt eller underskrevet aftale
2. Ordrebekræftelse eller accepteret tilbud
3. Databehandleraftale og eventuelle GDPR-bilag
4. Serviceaftale, SLA eller særlige supportvilkår
5. Disse handelsbetingelser og abonnementsvilkår
6. Produktbeskrivelser, prissider og øvrige oplysninger på Jolstra Softwares hjemmeside

5. Aftaleindgåelse

En aftale anses for indgået, når kunden accepterer et tilbud, gennemfører en bestilling, accepterer vilkår digitalt, underskriver en aftale, betaler en faktura eller tager løsningen i brug.

Jolstra Software kan afvise en bestilling, hvis kunden ikke opfylder kravene til erhvervskunde, hvis der er mistanke om misbrug, ukorrekte oplysninger, betalingsrisiko, ulovlig anvendelse eller anden saglig grund.

Kunden er ansvarlig for, at alle oplysninger afgivet ved bestilling er korrekte, herunder firmanavn, CVR-nummer, faktureringsoplysninger, kontaktperson, e-mailadresse og eventuelle tekniske oplysninger.

6. Løsninger, apps og ydelser

Jolstra Software leverer digitale softwareløsninger og tilknyttede ydelser. Løsningerne kan sælges enkeltvis, samlet i faste pakker eller som individuelt sammensatte app-pakker.

Jolstra Softwares løsninger kan blandt andet omfatte Jolstra Platform, Resolve, Quote, Forms, Portal, Asset, Book, Check, Plan, Docs, Customer Portal samt tilknyttede moduler, integrationer, opsætning, onboarding, support og serviceaftaler.

Funktionalitet, apps, brugerniveauer, moduler, inkluderede ydelser og priser fremgår af den konkrete ordrebekræftelse, det accepterede tilbud eller kundens valgte abonnement.

7. Adgang og brugsret

Kunden opnår en tidsbegrænset, ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig og begrænset brugsret til løsningen i abonnementsperioden.

Brugsretten giver alene kunden og kundens autoriserede brugere ret til at anvende løsningen til kundens interne erhvervsmæssige formål.

Kunden må ikke uden skriftlig tilladelse fra Jolstra Software videresælge, udleje, sublicensere, stille løsningen til rådighed for tredjemand, kopiere, modificere, reverse-engineere, omgå tekniske begrænsninger eller anvende løsningen til at udvikle konkurrerende produkter.

8. Brugere og adgangssikkerhed

Kunden er ansvarlig for alle brugere, der får adgang til løsningen via kundens konto.

Kunden skal sikre, at brugere anvender stærke adgangskoder, ikke deler loginoplysninger og straks giver Jolstra Software besked ved mistanke om misbrug, kompromittering eller uautoriseret adgang.

Handlinger foretaget via kundens konto anses som foretaget af kunden, medmindre kunden kan dokumentere, at handlingen skyldes forhold, som Jolstra Software er ansvarlig for.

Jolstra Software kan midlertidigt suspendere adgang til en bruger eller konto ved mistanke om sikkerhedsbrud, misbrug, ulovlig anvendelse eller væsentlig risiko for systemets drift eller andre kunders data.

9. Opsætning, onboarding og implementering

Hvis kunden køber opsætning, onboarding, migrering, tilpasning eller implementering, leveres disse ydelser i henhold til den konkrete aftale.

Kunden skal stille nødvendige oplysninger, adgang, kontaktpersoner, materiale og beslutninger til rådighed rettidigt. Forsinkelse, der skyldes manglende medvirken fra kunden, udskyder Jolstra Softwares leveringsfrister tilsvarende.

Medmindre andet er skriftligt aftalt, omfatter opsætning og onboarding alene standardopsætning og ikke specialudvikling, større datamigrering, integrationer, juridisk rådgivning, procesanalyse eller individuel tilpasning.

10. Levering og aktivering

Løsningen anses for leveret, når kunden har fået adgang til løsningen, når abonnementet er aktiveret, eller når Jolstra Software har sendt loginoplysninger, alt efter hvad der sker først.

Manglende brug af løsningen fra kundens side fritager ikke kunden for betaling.

Hvis levering forudsætter kundens medvirken, og kunden ikke medvirker rettidigt, anses Jolstra Software for at have opfyldt sin leveringsforpligtelse i det omfang, Jolstra Software er forhindret i at levere på grund af kundens forhold.

11. Abonnementsperiode

Abonnementet indgås for en uopsigelig minimumsperiode på 12 måneder fra aftalens startdato, medmindre andet er skriftligt aftalt.

Aftalens startdato er den dato, hvor abonnementet aktiveres, kunden får adgang til løsningen, ordren bekræftes, eller en særskilt startdato fremgår af aftalen.

Abonnementsperioden løber i hele måneder og beregnes fra den oprindelige startdato.

12. Automatisk fornyelse

Efter udløbet af den første abonnementsperiode fornyes abonnementet automatisk med en ny periode på 12 måneder ad gangen.

Fornyelsen sker på årsdagen for aftalens oprindelige startdato, medmindre abonnementet er opsagt rettidigt.

13. Opsigelse

Kunden kan opsige abonnementet med virkning fra udløbet af den aktuelle abonnementsperiode.

Opsigelse skal ske skriftligt og være Jolstra Software i hænde senest 3 måneder før abonnementets næste fornyelsesdato.

Opsigelse kan ske via e-mail til Jolstra Softwares angivne kontaktadresse eller på anden skriftlig måde anvist af Jolstra Software.

Hvis opsigelsen modtages senere end 3 måneder før fornyelsesdatoen, fornyes abonnementet automatisk for en ny periode på 12 måneder, og opsigelsen får først virkning ved udløbet af den nye periode.

Manglende brug af løsningen, afmelding af betalingskort, mundtlig besked, intern note hos kunden, manglende login eller manglende betaling anses ikke som gyldig opsigelse.

Opsigelse fritager ikke kunden for betaling af allerede forfaldne beløb eller betaling for den igangværende abonnementsperiode.

14. Ændring af abonnement, apps og pakker

Kunden kan efter aftale opgradere sit abonnement, tilføje apps, vælge en større pakke, tilkøbe flere brugere, moduler, integrationer eller serviceydelser.

Opgraderinger kan som udgangspunkt træde i kraft med det samme og faktureres forholdsmæssigt for den resterende del af abonnementsperioden, medmindre andet er aftalt.

Nedgradering, reduktion af brugere, fjernelse af apps eller skift til billigere abonnement kan som udgangspunkt først ske ved udløbet af den aktuelle abonnementsperiode.

Hvis kunden sammensætter sin egen app-pakke, gælder de priser, rabatter, servicevilkår og bindingsperioder, der fremgår af kundens accepterede tilbud eller ordrebekræftelse.

15. Priser

Priser fremgår af Jolstra Softwares hjemmeside, tilbud, ordrebekræftelse eller særskilt aftale. Alle priser er angivet ekskl. moms, medmindre andet tydeligt fremgår.

Jolstra Software kan tilbyde forskellige prisniveauer afhængigt af valgte apps, antal brugere, kundetype, serviceaftale, supportniveau, integrationsbehov, hostingmodel, bindingsperiode og øvrige tilvalg.

Eventuelle rabatter gælder kun for den aftalte periode og bortfalder herefter, medmindre andet er skriftligt aftalt.

16. Betaling og fakturering

Abonnementer faktureres forud, medmindre andet er aftalt. Betaling skal ske senest på den forfaldsdato, der fremgår af fakturaen.

Jolstra Software kan modtage betaling via faktura, bankoverførsel, kortbetaling, automatisk betaling, Stripe eller anden betalingsløsning.

Hvis kunden betaler via kort eller automatisk betalingsløsning, er kunden ansvarlig for, at betalingsoplysninger til enhver tid er korrekte og gyldige.

Manglende betaling som følge af udløbet kort, afvist betaling, utilstrækkelig dækning eller tilsvarende forhold betragtes som forsinket betaling.

17. Forsinket betaling

Ved forsinket betaling kan Jolstra Software opkræve renter, rykkergebyrer og inddrivelsesomkostninger i overensstemmelse med gældende regler og/eller den mellem parterne aftalte betalingsbetingelse.

Hvis betaling ikke sker rettidigt, kan Jolstra Software uden ansvar suspendere kundens adgang til løsningen, indtil fuld betaling er modtaget.

Suspension på grund af manglende betaling fritager ikke kunden for betaling af abonnementet i suspensionsperioden.

Ved væsentlig eller gentagen betalingsmisligholdelse kan Jolstra Software ophæve aftalen og kræve betaling for den resterende abonnementsperiode samt øvrige forfaldne beløb.

18. Prisregulering

Jolstra Software kan regulere priser én gang årligt med virkning fra næste abonnementsperiode.

Prisregulering kan blandt andet ske som følge af generelle omkostningsstigninger, ændrede hostingudgifter, inflation, udvidet funktionalitet, øgede supportomkostninger, ændrede tredjepartspriser eller ændringer i produktets omfang.

Kunden varsles om væsentlige prisændringer senest 3 måneder før næste fornyelsesdato, medmindre ændringen skyldes forhold uden for Jolstra Softwares kontrol, herunder prisstigninger fra tredjepartsleverandører.

Hvis kunden ikke ønsker at fortsætte på de ændrede priser, skal kunden opsige abonnementet rettidigt efter de almindelige opsigelsesvilkår.

19. Kundens ansvar

Kunden er ansvarlig for at anvende løsningen lovligt og i overensstemmelse med aftalen, sikre korrekte og lovlige data, instruere brugere, holde kontakt- og faktureringsoplysninger opdaterede og kontrollere output fra løsningen før brug.

Kunden er desuden ansvarlig for egne e-mailkonti, domæner, tredjepartssystemer, betalingsaftaler, internetforbindelse, hardware, lokale installationer og interne arbejdsgange.

Jolstra Software er ikke ansvarlig for tab, fejl eller konsekvenser, der skyldes kundens ukorrekte brug, manglende kontrol, fejlindtastninger, ulovligt indhold eller manglende overholdelse af kundens egne forpligtelser.

20. Forbudt brug

Kunden må ikke anvende løsningen til ulovlige aktiviteter, behandling af data kunden ikke har ret til at behandle, chikane, spam, phishing, malware, krænkelse af tredjemands rettigheder, overbelastning, scraping, automatiseret misbrug, sikkerhedstest uden skriftlig tilladelse eller forsøg på uautoriseret adgang.

Ved overtrædelse kan Jolstra Software straks suspendere eller ophæve aftalen.

21. Support, serviceaftaler og responstid

Support leveres i henhold til kundens valgte abonnement eller serviceaftale. Support kan omfatte hjælp til brug af løsningen, fejlmeldinger, adgangsproblemer, generel vejledning og almindelige tekniske spørgsmål.

Support omfatter ikke nødvendigvis specialudvikling, større ændringer i kundens arbejdsgange, tredjepartsproblemer, hardwarefejl, kundens internetforbindelse, fejl i kundens egne systemer, datarensning, manuel dataindtastning eller juridisk, regnskabsmæssig eller skattemæssig rådgivning.

Hvis kunden har købt en udvidet serviceaftale, gælder de responstider, kontaktmuligheder, prioriteringer og inkluderede ydelser, der fremgår af den konkrete serviceaftale.

Responstid betyder den tid, der forventes at gå, før Jolstra Software påbegynder behandling af en henvendelse. Responstid er ikke det samme som løsningstid, medmindre dette udtrykkeligt fremgår.

22. Drift, hosting og tilgængelighed

Jolstra Software bestræber sig på at levere stabile og driftssikre løsninger.

Der kan dog forekomme nedetid, fejl, vedligeholdelse, sikkerhedsarbejde, hostingproblemer, netværksproblemer, tredjepartsfejl eller andre driftsforstyrrelser.

Planlagt vedligeholdelse forsøges så vidt muligt placeret på tidspunkter, hvor genevirkningen vurderes mindst mulig.

Jolstra Software er ikke ansvarlig for midlertidig utilgængelighed, medmindre andet udtrykkeligt er aftalt i en særskilt SLA eller serviceaftale.

23. Opdateringer og ændringer i løsningen

Jolstra Software kan løbende opdatere, forbedre, ændre, udskifte eller fjerne funktioner i løsningen.

Ændringer kan foretages af hensyn til sikkerhed, drift, lovgivning, produktudvikling, tekniske forbedringer, brugeroplevelse eller kommercielle forhold.

Jolstra Software bestræber sig på ikke væsentligt at forringe kernefunktionaliteten i den løsning, kunden har købt adgang til.

Jolstra Software kan tilbyde beta-funktioner, testmoduler eller preview-versioner. Disse leveres som de er og kan ændres, fjernes eller indeholde fejl.

24. Integrationer og tredjepartsydelser

Løsningen kan integrere med tredjepartsydelser såsom betalingsløsninger, e-mailudbydere, hosting, kalender, regnskabssystemer, MitID, Microsoft, Google, Stripe, Zoho eller andre eksterne tjenester.

Jolstra Software er ikke ansvarlig for fejl, nedetid, prisændringer, begrænsninger, API-ændringer, datatab eller øvrige forhold, der skyldes tredjepartsydelser.

Hvis en tredjepartsydelse ændres, ophører eller begrænser adgangen, kan Jolstra Software ændre eller fjerne integrationen uden ansvar, men vil så vidt muligt forsøge at tilbyde en alternativ løsning.

25. Kundedata, backup og eksport

Kunden ejer sine egne kundedata. Jolstra Software opnår alene de rettigheder til kundedata, der er nødvendige for at levere, drive, supportere, sikre, fejlrette og forbedre løsningen.

Jolstra Software må ikke sælge kundens data til tredjemand.

Jolstra Software kan tage backup som led i drift og sikkerhed. Backup er dog ikke en garanti mod ethvert datatab, og kunden bør selv eksportere eller gemme særligt væsentlige data, hvis kunden har særlige dokumentations- eller arkiveringskrav.

Ved aftalens ophør kan kunden anmode om eksport af egne data. Jolstra Software kan levere data i et almindeligt anvendt format, hvis det er teknisk muligt og rimeligt. Særlig eksport, datarensning, specialformat, migrering eller manuel assistance kan faktureres særskilt.

26. Persondata og databehandleraftale

I det omfang Jolstra Software behandler personoplysninger på vegne af kunden, er kunden dataansvarlig, og Jolstra Software er databehandler.

Behandlingen reguleres af Jolstra Softwares databehandleraftale, som er tilgængelig på /databehandleraftale.

Kunden er ansvarlig for at have lovligt grundlag for de personoplysninger, kunden indtaster eller behandler i løsningen.

Privatlivspolitikken på /privatlivspolitik beskriver Jolstra Softwares egen behandling af personoplysninger, når Jolstra Software er dataansvarlig.

27. Fortrolighed

Parterne skal behandle fortrolige oplysninger fortroligt. Fortrolige oplysninger omfatter blandt andet forretningsoplysninger, tekniske oplysninger, priser, kundedata, loginoplysninger, interne processer, kildekode, systemarkitektur, sikkerhedsoplysninger, dokumentation, økonomiske oplysninger og øvrige oplysninger, der efter deres karakter bør behandles fortroligt.

Fortrolighedsforpligtelsen gælder både under aftalen og efter aftalens ophør.

Fortrolighedsforpligtelsen gælder ikke oplysninger, der er offentligt kendte, lovligt modtaget fra tredjemand, uafhængigt udviklet uden brug af fortrolige oplysninger eller skal udleveres efter lovgivning eller myndighedskrav.

28. Immaterielle rettigheder

Alle rettigheder til Jolstra Softwares løsninger, kildekode, design, layout, logoer, databaser, struktur, funktioner, dokumentation, knowhow, koncepter, arbejdsgange, tekst, grafik og øvrigt materiale tilhører Jolstra Software eller Jolstra Softwares licensgivere.

Kunden opnår ingen ejendomsret til løsningen, men alene en brugsret i abonnementsperioden.

Kunden må ikke kopiere, modificere, reverse-engineere, videresælge, udleje, sublicensere eller stille løsningen til rådighed for tredjemand uden Jolstra Softwares skriftlige samtykke.

Hvis kunden giver feedback, forslag, idéer eller ønsker til løsningen, må Jolstra Software frit anvende disse til forbedring og videreudvikling uden særskilt vederlag.

29. Markedsføring og referencebrug

Jolstra Software må anvende kundens virksomhedsnavn og logo som reference på hjemmeside, præsentationsmateriale og salgsmateriale, medmindre kunden skriftligt frabeder sig dette.

Jolstra Software må ikke offentliggøre fortrolige oplysninger, interne data eller konkrete resultater uden kundens samtykke.

30. Ansvarsbegrænsning

Jolstra Software er ikke ansvarlig for indirekte tab, driftstab, avancetab, tabt omsætning, tabte besparelser, tab af goodwill, tab af data, tab som følge af kundens egne fejl, tredjepartsydelser eller andet indirekte eller afledt tab.

Jolstra Softwares samlede ansvar kan ikke overstige det beløb, kunden har betalt til Jolstra Software for den berørte løsning i de seneste 12 måneder før den ansvarspådragende begivenhed.

Ansvarsbegrænsningen gælder ikke i det omfang, andet følger af ufravigelig lovgivning, eller hvis Jolstra Software har handlet forsætligt eller groft uagtsomt.

Jolstra Software garanterer ikke bestemte forretningsresultater, herunder flere kunder, højere omsætning, færre fejl, højere produktivitet eller andre konkrete økonomiske eller driftsmæssige resultater.

31. Misligholdelse og suspension

Hvis en part væsentligt misligholder aftalen, kan den anden part kræve misligholdelsen afhjulpet inden for en rimelig frist. Ved væsentlig misligholdelse kan Jolstra Software suspendere kundens adgang helt eller delvist, ophæve aftalen og kræve betaling for skyldige beløb.

Væsentlig misligholdelse kan blandt andet omfatte manglende betaling, ulovlig brug, sikkerhedsbrud, brud på fortrolighed, krænkelse af immaterielle rettigheder, misbrug af systemet eller væsentlig overtrædelse af databeskyttelsesregler.

Jolstra Software kan suspendere adgangen uden forudgående varsel, hvis øjeblikkelig handling er nødvendig af hensyn til sikkerhed, drift, andre kunder, tredjemand eller lovgivning.

Suspension fritager ikke kunden for betaling.

32. Ophør

Ved aftalens ophør ophører kundens adgang til løsningen. Kunden skal betale alle udestående beløb frem til ophørsdatoen.

Bestemmelser om betaling, fortrolighed, immaterielle rettigheder, ansvarsbegrænsning, databehandling, tvister og øvrige forhold, der efter deres karakter bør overleve aftalens ophør, fortsætter med at gælde.

Efter ophør kan Jolstra Software slette eller anonymisere kundedata efter en rimelig periode, medmindre længere opbevaring kræves efter lovgivning, bogføringshensyn, dokumentationshensyn, sikkerhedshensyn eller et retskrav.

33. Force majeure

Jolstra Software er ikke ansvarlig for manglende eller forsinket opfyldelse som følge af forhold uden for Jolstra Softwares rimelige kontrol.

Force majeure kan blandt andet omfatte krig, terror, brand, naturkatastrofer, strejke, lockout, epidemi, pandemi, myndighedsindgreb, nedbrud hos hostingudbydere, netværksfejl, cyberangreb, strømsvigt, leverandørsvigt eller andre ekstraordinære forhold.

Forpligtelser udskydes i det omfang og så længe force majeure-forholdet består.

34. Lovvalg og værneting

Aftalen er underlagt dansk ret.

Enhver tvist mellem parterne skal forsøges løst i mindelighed. Hvis tvisten ikke kan løses i mindelighed, skal sagen anlægges ved Jolstra Softwares hjemting, medmindre andet følger af ufravigelig lovgivning eller skriftlig aftale.

35. Kontakt

Henvendelser vedrørende abonnement, opsigelse, betaling, support eller aftalen skal ske skriftligt til Jolstra Software.